O mercado de auditoria e de consultoria trabalhista e previdenciária passa por um momento curioso. Talvez o mais curioso desde quando começou a se falar sobre auditoria trabalhista, nos longínquos anos 80. A preocupação se dá por conta do eSocial, projeto do governo federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

Hoje, as empresas, com relativa frequência, acabam deixando de contratar os convencionais trabalhos de auditoria e consultoria para questões relacionadas à folha de pagamento e demais obrigações acessórias porque esperam a publicação definitiva da vigência do novo programa. O resultado é um paradoxo: consultorias deixam de ser prestadas porque os clientes ficam à espera do eSocial, que virá com o objetivo de “investigar e corrigir” os erros cometidos pelas empresas – distorções estas que já poderiam ser facilmente corrigidas mediante orientações das próprias consultorias, quando da realização de seus exames convencionais.

É comum ouvirmos das empresas: “vamos aguardar”, “nada faremos enquanto o eSocial não for publicado”, ou o pior – “isso não mudará nossas rotinas”, ou seja, enquanto a obrigação não começa, as empresas continuarão a cometer os mesmos erros com a promessa de que esses serão corrigidos quando entrar em vigor o eSocial. E o mais grave: muitas vezes, esses desacertos com a legislação (ou com os processos internos) podem gerar passivos trabalhistas e fiscais, créditos ou falhas procedimentais passíveis de melhoria imediata!

O eSocial empresarial (desconsiderando o doméstico já em vigor) não fará mudanças objetivas na essência da legislação, mas criará um ambiente virtual em que informações, que antes ficavam isoladas em sistemas distintos, ou que dependiam de fiscalização, passarão a ficar disponíveis on-line para diferentes órgãos do governo – como o Ministério do Trabalho e Emprego, a Receita Federal e o Ministério da Previdência.

O sistema será rápido, pois basta dar “enter” e enviar a informação, que ela “baterá” nos computadores do governo e, automaticamente, uma luz de alerta se acenderá ao lado do nome da empresa, com o aviso de inconsistência. Daí, a necessidade de começar a se adequar o quanto antes.

O trabalho da consultoria deverá ser o de preparar todo o ambiente interno com antecedência, para evitar as surpresas de última hora. Com esse procedimento de aguardar pelo programa, as empresas serão as maiores prejudicadas, pois estarão deixando para depois a formatação de informações essenciais. Se estiverem fazendo errado, adiar apenas provocará o inevitável, que virá sob a forma de multa, além da mesma obrigação de hoje, de corrigir procedimentos. Por que adiar, questões como:
- A parametrização do que adoto hoje, está correta?
- Será que estou recolhendo tributos a mais para o governo?
- E, em caso positivo, tenho como recuperar?
- Ou será que estou em débito com o governo?

Deve-se agir agora, para não ser punido depois. O ideal consiste em despertar nas empresas a ideia de antecipar-se ao governo, para que quando o eSocial chegar, a empresa já esteja preparada e saneada, evitando, ou reduzindo significativamente, assim, o risco de punições.

Além do mais, ao se autoexaminar, a empresa não estará apenas procurando falhas ou fraudes. Ao se autoconhecer, a empresa irá, antes de qualquer coisa, saber se seus processos internos estão de acordo, em primeiro lugar, com a legislação, e em segundo lugar, com as melhores práticas de gestão.

Ao fazer a autoanálise, a empresa irá:
- identificar falhas, podendo assim, corrigi-las;
- identificar melhores práticas, que poderão ser adotadas;
- na pior (ou melhor) das hipóteses, auditar-se ou consultar-se, o que permitirá à empresa saber se está adotando as melhores práticas de gestão e se está em conformidade com a legislação vigente;
- valorizar o que de bom a empresa possui em seus processos.

O ideal é não esperar o eSocial entrar em vigor para se adequar. Antecipar-se ao problema é estratégico e inteligente, pois de uma maneira ou de outra, as empresas terão que corrigir possíveis falhas, restando saber se espontaneamente ou mediante aviso de multa.

Ademais, caso tenha algum crédito, a demora em apurar fará com que se possa perdê-lo na forma de prescrição – especialmente se estivermos falando de créditos previdenciários.

E o que investigar?
São diversas as análises que as empresas deverão realizar, tais como:
- melhores práticas admissionais;
- folha de pagamento: riscos de geração de passivos trabalhistas – onde estão, quais são os principais e mais recorrentes riscos;
- encargos sociais e obrigações acessórias: verificar se estão sendo tributadas corretamente em todas as suas verbas. Como ficará a questão do “de x para”, já pensando no Esocial;
- rotinas: férias, 13º salários, horas extras e análises essenciais para que a empresa perceba se está cumprindo adequadamente suas obrigações;
- rescisões de contrato de trabalho: aspectos mais relevantes a serem observados;
- segurança e medicina do trabalho: torná-la parte integrante – e essencial – no projeto eSocial. Visão geral das obrigações relacionadas à SST. Maiores riscos.

É importante que a empresa se envolva e suas cabeças pensantes tomem frente da situação, visando evitar contingências trabalhistas futuras.

*Autores: Nilton Gonçalves é consultor de empresas, especialista em serviços de Auditoria e Consultoria Trabalhista e Previdenciária e sócio da empresa de Consultoria Dual RH.
Luciana Saldanha é advogada, especialista em questões Trabalhistas e levantamento de Passivos Ocultos; além de sócia da SDS Assessoria e Treinamentos.
Hamilton Marin é consultor, especialista em questões relacionadas a Folha de Pagamento e Obrigações Acessórias , além de fundador do Portal H. Marin